6 ting de mest organiserede mennesker gør hver dagKredit: Gregor SchusterDit liv er travlt. Balance mellem arbejde og fritid er en udfordring. Du har lyst til, at du spreder dig så tynd, at du begynder at forsvinde.
De fleste af os har det sådan. Men ikke os alle. De mest organiserede mennesker gør det ikke.
Som NYTs mest solgte forfatter og neurovidenskab Daniel J. Levitin forklarer, at VIP'erne, som han mødte, ikke virker spredte og hektiske.
De er rolige, fedt nok og 'i øjeblikket', ikke jonglerer med ni ting og bekymrede for at blive gjort ved 7 PM.
Det er ikke svært at finde ud af hvorfor: de har hjælp - hjælpere og assistenter til at tage sig af disse ting, så VIP kan være 'i øjeblikket.'
Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :
I løbet af mit arbejde som en videnskabelig forsker har jeg haft chancen for at møde guvernører, kabinetsmedlemmer, musikberømtheder og lederne af Fortune 500-virksomheder. Deres færdigheder og præstationer varierer, men som en gruppe er en ting bemærkelsesværdigt konstant. Jeg er gentagne gange blevet ramt af, hvor befriende det er for dem ikke at skulle bekymre sig om, hvorvidt der er et andet sted, de har brug for at være, eller nogen anden, de har brug for at tale med. De tager deres tid, får øjenkontakt, slapper af og er virkelig der med hvem de taler med. De behøver ikke bekymre sig, hvis der er nogen mere vigtig, de skal tale med i det øjeblik, fordi deres personale - deres eksterne opmærksomme filtre - allerede har bestemt for dem, at dette er den bedste måde, de skal bruge deres tid på.
Skal være rart, da du og jeg er nødt til at multitaske og afskære tingene for at prøve at få alt gjort og understrege hele tiden.
Men her er sagen: Du kan også være sådan. Og det kræver ikke et personale på 10 personer.
Så hvem er din assistent? Du er. Hvem er så VIP? Du er. (Ja, jeg opfordrer dig aktivt til at udvikle en delt personlighed.)
Med tilstrækkelig planlægning på forhånd kan du sikre dig, at du er så rolig og organiseret som præsidenten for De Forenede Stater.
(Klik på for at få mere at vide om, hvad de mest produktive mennesker gør her .)
Vi skal bare få et par systemer på plads i forvejen. Hvad er det første skridt?
Relaterede indlæg: 6 ting, de mest produktive mennesker gør hver dag
1) VIP & apos; s hjerne er tom. Og det er en god ting.
De Forenede Staters præsident forsøger ikke desperat at huske sin opgaveliste.
Han har outsourcet alle de ting, der kommer næste gang, til sit personale, så han kan fokusere 100% på, hvad der er foran ham.
Nej, du har ikke en gruppe hjælpere, men der er stadig et nøgleprincip, du kan bruge: Få det ud af dit hoved.
Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :
Flyt organisationsbyrden fra vores hjerner til den ydre verden ... At skrive dem ned får dem ud af dit hoved og rydder din hjerne for det rod, der forstyrrer at være i stand til at fokusere på det, du vil fokusere på.
Alt, hvad du er bekymret for, hver opgave, enhver bekymring bliver skrevet ned på ét sted.
En. Ikke spredt over et notesblok derhjemme, din iPad på kontoret, din e-mail-indbakke, sticky notes på din skærm og din upålidelige hukommelse.
Denne spredning får dig til at spekulere på, om du har glemt noget - og forskning viser det producerer angst .
Så få det ud af dit hoved og på en liste. Bagefter, Få ting gjort siger forfatter David Allen opdel det i 4 kategorier:
- Gør det
- Delegere det
- Udskyd det
- Drop det
Når du har disse 4 lister, ved du hvad du faktisk skal gøre, og det er alt sammen ét sted. Bare det at have denne liste er et stort skridt mod VIP cool.
Hvorfor fungerer dette? Der er noget neurovidenskab bag det. Når du skriver ting ned, deaktiveres 'øvelsessløjfer'.
Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :
Når vi har noget i tankerne, der er vigtigt - især en opgave-ting - er vi bange for, at vi glemmer det, så vores hjerne øver det og smider det rundt og rundt i cirkler i noget, som kognitive psykologer faktisk omtaler som repetitionssløjfe, et netværk af hjerneregioner, der binder den frontale cortex sammen lige bag dine øjenkugler og hippocampus i midten af din hjerne ... Problemet er, at det fungerer for godt og holder emner i øvelse, indtil vi tager os af dem. At nedskrive dem giver både implicit og eksplicit tilladelse til repetitionssløjfen til at lade dem gå, at slappe af dens neurale kredsløb, så vi kan fokusere på noget andet.
Forskning viser, at når du lader ting være ufærdige og bekymrer dig, så er det faktisk gør dig dum . Opløsning? Skriv det hele ned .
(Klik på for at få flere oplysninger om, hvordan historiens store genier udnytter notesbøger her .)
Så du fik alle opgaver ud af din hjerne og på en liste. Du ved hvad der kan delegeres, udsættes og droppes - og hvad du faktisk skal gøre.
Nu hvordan kommer du igennem dagen som en rolig VIP?
2) 'Mr. Præsident, dit næste møde er ved at begynde '
Præsidenten for De Forenede Stater kontrollerer ikke sit ur. Han er planlagt ned til minut og hjælpere fortæller ham, hvornår det er tid til at gå.
Du har muligvis ikke assistenter, men enhver smartphone har alarmer og påmindelser.
Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :
Tidsstyring kræver også strukturering af din fremtid med påmindelser. Det vil sige, at en af hemmelighederne ved at styre tiden i nutiden er at forudse fremtidige behov, så du ikke bliver forvrænget og spiller indhentning hele tiden.
Ironisk nok afbryder din telefon dig sandsynligvis med uvigtige tekster, e-mails og statusopdateringer - men ikke om de vigtigste prioriteter for din dag.
Få af os har vores kalender så organiseret på forhånd, at vi kan lade den diktere alle vores handlinger øjeblik til øjeblik.
Hvad er nøglen? Alarmer fungerer ikke med opgavelister.
Som Cal Newport anbefaler, tildel hver opgave en tidsblok i din kalender. Derefter kan du måle, hvor meget du rent faktisk kan få gjort:
Planlægning tvinger dig til at konfrontere virkeligheden af, hvor meget tid du faktisk har, og hvor lang tid tingene tager. Nu hvor du ser på hele billedet, kan du få noget produktivt ud af hver gratis time, du har i din arbejdsdag. Du klemmer ikke kun mere arbejde ind, men du er i stand til at lægge arbejde på steder, hvor du kan gøre det bedst.
Det er mindre sandsynligt, at du gør det trække tiden ud når en aktivitet har en tildelt tidsblok, fordi beslutningen allerede var taget.
Og når den har en tidsblok, kan du være VIP. Alarmer giver dit sind ro i at vide, at du bliver mindet om den næste ting.
(Klik på for at få mere at vide om tidsplanen, som succesrige mennesker følger hver dag her .)
Jeg ved hvad nogle af jer tænker: Men jeg bliver afbrudt. Jeg bliver distraheret.
Men der er en måde at håndtere afbrydelser på - selvom du ikke har en hemmelig servicedetalje for at holde folk ude af dit kontor.
3) Opsæt filtre
Hver morgen får præsidenten et tophemmeligt dokument med alt, hvad han har brug for at vide fra agenturerne under ham.
Hvilken nøgle er ikke hvad dokumentet indeholder, det er hvad den ikke indeholder: 50 statusopdateringer, 100 tweets, 10 kattebilleder og 1000 uvigtige e-mails.
Han kan fokusere på det, der betyder noget, fordi han ikke distraheres af, hvad der ikke betyder. I mellemtiden føler du dig sandsynligvis overvældet af information.
Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :
I dag bliver vores opmærksomme filtre let overvældede. Succesrige mennesker - eller mennesker, der har råd til det - ansætter lag af mennesker, hvis opgave det er at indsnævre opmærksomhedsfiltret. Det vil sige, virksomhedsledere, politiske ledere, forkælede filmstjerner og andre, hvis tid og opmærksomhed er særlig værdifuldt, har et personale af mennesker omkring dem, der effektivt er udvidelser af deres egne hjerner, der replikerer og forfinerer funktionerne i den præfrontale cortex opmærksomhedsfilter.
'Jeg har overbelastning af oplysninger!', Skriger du. Men som teknologi visionær Clay Shirky siger, 'Det er ikke overbelastning af information; det er filterfejl. '
Din opmærksomhed er begrænset og værdifuld. Du har brug for færre oplysninger. Du har brug for gode filtre.
Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :
Vores hjerner har evnen til at behandle de oplysninger, vi modtager, men til en pris: Vi kan have problemer med at adskille det trivielle fra det vigtige, og al denne informationsbehandling gør os trætte. Neuroner er levende celler med en metabolisme; de har brug for ilt og glukose for at overleve, og når de har arbejdet hårdt, oplever vi træthed ...
En god lavteknologisk løsning er at skjul en del af dagen . Jeg er lige så alvorlig som et hjerteanfald. Gå hen, hvor folk ikke kan nå dig og få gjort et solidt arbejde.
Det er ikke en mulighed for alle. Jeg forstår det. Intet problem. Men folk, der føler, at teknologi har efterladt dem overbelastet med information, bruger det forkert.
Brug teknologi som en DVR til at tidsskifte din kommunikation. Folk skal nå dig, når du vil have dem, ikke når de vil.
Håndter al kommunikation i specificeret ' partier ': et bestemt tidspunkt, hvor du tjekker e-mail, telefonsvarer osv.
Nogle mennesker siger: 'Jeg kan ikke gøre det.' Men du kan sandsynligvis gøre det mere, end du tror, især tidligt og sent på dagen.
Måske vil din chef have dig latterligt lydhør. Bøde. Opret et e-mail-filter, så kun chefens e-mails kommer igennem med det samme.
Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :
... du kan oprette e-mail-filtre i de fleste e-mail-programmer og telefoner og udpege bestemte personer, hvis mail du med det samme vil sende dig, mens anden mail bare akkumuleres i din indbakke, indtil du har tid til at håndtere det. Og for folk, der virkelig ikke kan være væk fra e-mail, er et andet effektivt trick at oprette en særlig, privat e-mail-konto og kun give den adresse til de få mennesker, der har brug for at kunne nå dig med det samme, og tjek kun dine andre konti til bestemte tidspunkter.
(Klik på for at få flere oplysninger om, hvordan du opnår balance mellem arbejde og liv her .)
Så du har påmindelser og filtre, og du løber ikke mere bekymret rundt.
Men når du sætter dig ned for at arbejde, indser du, at der stadig bare er for meget at gøre. Hvordan kan du holde roen, når der er så mange beslutninger at tage?
Relaterede indlæg: 8 ting Verdens mest succesrige mennesker har alle til fælles
4) Den utrolige kraft af 'God nok'
Præsidenten træffer ikke små beslutninger. De tusinder af mennesker, der arbejder under ham, håndterer dem, så kun de store ting bobler op til hans dagsorden.
Men i betragtning af at du ikke har tusindvis af mennesker, der arbejder under dig (eller måske nogen for den sags skyld) håndterer du enhver beslutning, forretning og personlig.
Som jeg har sagt før, ' Du kan gøre hvad som helst, når du holder op med at prøve at gøre alt. 'Vær en perfektionist om det hele, og du får et nervesammenbrud.
Red dit begrænset beslutningskraft for de ting, der betyder noget. Alt andet skal være 'tilfredsstillet.'
Hvad er tilfredsstillende? Det er kunsten at hurtigt vælge den mulighed, der er 'god nok'. Og forskning viser, at det er vejen til produktivitet - og lykke .
Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :
Nyere forskning inden for socialpsykologi har vist, at glade mennesker ikke er mennesker, der har mere; snarere er de mennesker, der er tilfredse med det, de allerede har. Glade mennesker engagerer sig i at tilfredsstille hele tiden, selvom de ikke ved det. Warren Buffett kan ses som omfavnende tilfredsstillende til en ekstrem - en af de rigeste mænd i verden, han bor i Omaha, en blok fra motorvejen, i det samme beskedne hjem, han har boet i i halvtreds år ... Men Buffett tilfredsstiller ikke med sine investeringsstrategier; tilfredsstillende er et værktøj til ikke at spilde tid på ting, der ikke er din højeste prioritet. For dine højt prioriterede bestræbelser forbliver den gammeldags stræben efter ekspertise den rigtige strategi.
Vil denne beslutning medføre, at du mister dit job? Ingen? Vælg derefter den 'gode nok' løsning og fokuser på det, der betyder mest.
(Klik på for at få mere at vide om, hvad de mest succesrige mennesker har til fælles her .)
Din chefs prioriteter ændres middagstid. Flere ting bliver ved med at blive føjet til din liste. Hvordan kan dette ikke smide en abenøgle i din planlagte plan?
5) 'Mr. Præsident, der er sket en forandring ... '
Når der kommer ændringer for øverstbefalende, skifter han problemfrit, fordi hans medhjælpere allerede har revideret dagens planer. Så han forbliver rolig.
Du kan også holde dig kølig, men det kræver lidt mere indsats. Nye ting kommer ind, prioriteterne vil ændre sig, og du skal behandle og tilpasse dig.
Hav altid din notesbog klar til at indfange nye ideer og opgaver.
Og hele dagen har du brug for øjeblikke med triage og 'aktiv sortering', hvor du omstrukturerer listen fra din store hjernedump.
Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :
'Din hjerne skal engagere sig på et konsistent grundlag med alle dine forpligtelser og aktiviteter,' siger Allen. 'Du skal være sikker på, at du gør, hvad du har brug for, og at det er OK at ikke gøre det, du ikke laver. Hvis det er på dit sind, så er dit sind ikke klart. Alt, hvad du anser for ufærdigt på nogen måde, skal fanges i et betroet system uden for dit sind ... 'Det pålidelige system er at skrive det ned.
Når du har opdateret din liste, skal du anvende Eisenhower Matrix .
Når du ved, hvilken kategori alt passer ind i, kan du angribe listen på en prioriteret måde.
(Klik på for at få mere at vide om, hvordan Navy SEALs, Astronauts og Samurai tager gode beslutninger her .)
Okay, du behersker din tidsplan, dit sind er tomt, og du er klar til at fokusere ... Hvad nu?
Relaterede indlæg: Sådan opnås balance mellem arbejde og privatliv i 5 trin
6) Har et 'krigsrum'
Har du nogensinde set et billede af præsidentens skrivebord? Har den bunker med papirer og 1000 tilfældige post-its? Ingen.
Forskning viser et skrivebord, der ligner kølvandet på en naturkatastrofe saps din evne til at koncentrere sig .
Du behøver ikke være en pæn freak, men når det er tid for dig at stoppe planlægningen og være VIP, have et separat arbejdsområde designet til fokus.
Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :
En måde at udnytte hippocampusens naturlige stil med hukommelseslagring er at skabe forskellige arbejdsområder til de forskellige slags arbejde, vi udfører. Men vi bruger den samme computerskærm til at afbalancere vores checkhæfte, svare på e-mails fra vores chef, foretage onlinekøb, se videoer af katte, der spiller klaver, gemme fotos af vores kære, lytte til vores yndlingsmusik, betale regninger og læser de daglige nyheder. Det er ikke underligt, at vi ikke kan huske alt - hjernen var simpelthen ikke designet til at have så meget information ét sted ... Neurologen og forfatteren Oliver Sacks går videre: Hvis du arbejder på to helt separate projekter, dedikér et skrivebord eller bord eller sektion af huset for hver. Bare at træde ind i et andet rum rammer reset-knappen på din hjerne og giver mulighed for mere produktiv og kreativ tænkning.
Ifølge produktivitetsguru Tim Ferriss , fokus er kun et produkt af fjernelse af distraktioner.
Relaterede indlæg: Sådan får du det mest organiserede år i dit liv
Så du vil have, at dit VIP-arbejdsområde skal have det, som VIP har brug for. Og intet andet.
Via The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload :
Et spændende fund i kognitiv psykologi for at få denne kontrol er at synliggøre de ting, du har brug for regelmæssigt, og skjule ting, som du ikke gør.
Jeg kan allerede høre klynken: Men jeg har ikke to kontorer! Jeg har næppe en!
Dette handler ikke om fast ejendom, det handler om mentalt rum. Dit skrivebord kan være hvor du planlægger, men VIP'en fungerer i sofaen.
Eller din stationære computer er til forberedelse, men VIP'en fungerer på din iPad (som bevidst mangler apps til Facebook, Twitter osv.)
Når det er tid til VIP-arbejde, vil du have alt hvad du behøver for at få arbejdet gjort - og intet andet.
Dit nærmeste miljø skal gør det, du har brug for, for at gøre det let, og det, du ikke behøver at gøre hårdt .
(For flere tricks, som succesrige mennesker bruger til at gøre sig gode, skal du klikke her .)
Så hvordan trækker vi alt dette sammen?
Opsummere
Trinene til at være så organiseret og rolig som øverstbefalende:
- Få dine opgaver ud af dit hoved og på et dokument.
- Lås din kalender, og indstil alarmer, så du ikke behøver at tænke over, hvad der er næste.
- Brug 'batching' og filtre, så du kun får de oplysninger, du har brug for, når du har brug for det.
- Vælg 'god nok' på de små beslutninger, så du kan fokusere på de store.
- Fang, triage og prioriter regelmæssigt nye ting regelmæssigt.
- Har et 'War Room', der indeholder det, du har brug for - og intet andet.
Deltag i over 100.000 læsere. Få en gratis ugentlig opdatering via e-mail her .
Du havde brug for en sekretær, der nøje overvågede telefonen hele dagen ... så kom telefonsvarer og telefonsvarer.
Teknologi er kommet langt siden da, og med en vis planlægning kan du bruge den til at holde dig kølig og udføre store ting.
Det er først svært. Og ja, du vil snuble. Du bliver nødt til at tilpasse og tilpasse. Men med tiden vil du udvikle et personligt system, der fungerer.
Og du lærer den lektion, som enhver VIP kender:
Den sværeste ting at lære at styre er dig selv . Men når du først kan klare det, kan du klare alt.
Dette stykke opstod oprindeligt den Barking Up the Wrong Tree .
Denne historie blev oprindeligt vist på Motto