Skiltning vises uden for Google Inc.'s hovedkvarter i Mountain View, Californien, den 13. oktober 2010.Kredit: Bloomberg / Getty ImagesKommunikation i Internet Century betyder normalt at bruge e-mail og e-mail, på trods af at det er bemærkelsesværdigt nyttigt og kraftfuldt, inspirerer det ofte betydningsfuld frygt hos ellers optimistiske, glade mennesker. Her er vores personlige regler til afbødning af den følelse af forbud:
1. Svar hurtigt. Der er mennesker, som man kan stole på for at svare hurtigt på e-mails, og dem der ikke kan & apos; t. Stræb efter at være en af de førstnævnte. De fleste af de bedste - og travleste - mennesker, vi kender, handler hurtigt på deres e-mails, ikke kun til os eller nogle få udvalgte afsendere, men til alle. At være lydhør opretter en positiv feedback-løkke til kommunikation, hvor dit team og kolleger med større sandsynlighed vil inkludere dig i vigtige diskussioner og beslutninger, og at være lydhør over for alle styrker den flade, meritokratiske kultur, du prøver at etablere. Disse svar kan være ret korte - 'got it' er en af vores favoritter. Og når du er sikker på din evne til at reagere hurtigt, kan du fortælle folk præcis, hvad en manglende reaktion betyder. I vores tilfælde er det normalt 'fik det og fortsæt'. Hvilket er bedre end hvad en manglende reaktion betyder fra de fleste mennesker: 'Jeg er overvældet og ved ikke, hvornår eller om jeg kommer til din note, så hvis du havde brug for min feedback, bliver du bare nødt til at vente i limbo et stykke tid længere. Plus, jeg kan ikke lide dig. '
to. Når du skriver en e-mail, betyder hvert ord noget, og ubrugelig prosa betyder ikke noget. Vær skarp i din levering. Hvis du beskriver et problem, skal du definere det klart. At gøre dette godt kræver mere tid, ikke mindre. Du skal skrive et kladde og derefter gennemgå det og fjerne eventuelle ord, der ikke er nødvendige. Tænk på den afdøde romanforfatter Elmore Leonards svar på et spørgsmål om hans succes som forfatter: 'Jeg udelader de dele, som folk springer over.' De fleste e-mails er fulde af ting, som folk kan springe over.
3. Rens din indbakke konstant. Hvor meget tid bruger du på at kigge på din indbakke og bare prøve at beslutte, hvilken e-mail du vil svare næste? Hvor meget tid bruger du på at åbne og læse e-mails, som du allerede har læst? Enhver tid, du bruger på at tænke på, hvilke emner i din indbakke du skal angribe næste gang er spild af tid. Det samme med enhver tid, du bruger på at genlæse en besked, som du allerede har læst (og ikke har handlet efter).
Når du åbner en ny besked, har du et par muligheder: Læs nok af den for at indse, at du ikke behøver at læse den, læse den og handle med det samme, læse den og handle senere eller læse den senere (værd at læse, men ikke presserende og for længe til at læse i øjeblikket). Vælg med disse muligheder med det samme med en stærk bias mod de to første. Husk det gamle OHIO-akronym: Only Hold It Once. Hvis du læser noten og ved, hvad der skal gøres, skal du gøre det med det samme. Ellers dømmer du dig selv til at genlæse det, hvilket er 100 procent spildt tid.
Hvis du gør det godt, bliver din indbakke en opgaveliste over kun de komplekse problemer, ting der kræver dybere overvejelser (mærk disse e-mails 'handling' eller i Gmail markér dem som stjernemarkerede), med et par 'at læse genstande, som du kan tage vare på senere.
For at sikre, at opblussen ikke blot overføres fra din indbakke til din 'tage handling' -mappe, skal du rydde handlingerne hver dag. Dette er en god aftenaktivitet. Nul poster er målet, men alt mindre end fem er rimeligt. Ellers spilder du tid senere på at prøve at finde ud af, hvilken af den lange liste over ting du skal se på.
Fire. Håndter e-mail i LIFO-rækkefølge (Last In First Out). Nogle gange bliver de ældre ting taget hånd om af en anden.
5. Husk, du er en router. Når du får en note med nyttige oplysninger, skal du overveje, hvem der ellers finder det nyttigt. I slutningen af dagen skal du give en mental gennemgang af den mail, du har modtaget, og spørg dig selv: 'Hvad skulle jeg have videresendt, men ikke?'
6. Når du bruger bcc-funktionen (blind kopi), så spørg dig selv hvorfor. Svaret er næsten altid, at du forsøger at skjule noget, som er kontraproduktivt og potentielt kavalt i en gennemsigtig kultur. Når det er dit svar, skal du kopiere personen åbent eller slet ikke kopiere dem. Den eneste gang, vi anbefaler brug af bcc-funktionen, er når du fjerner nogen fra en e-mail-tråd. Når du 'svarer alle' på en lang række e-mails, skal du flytte de personer, der ikke længere er relevante for tråden, til bcc-feltet og angive i teksten til noten, at du gør dette. De vil blive lettet over at have en mindre irrelevant note, der rodede deres indbakke.
7. Råb ikke. Hvis du har brug for at råbe, skal du gøre det personligt. Det er langt for let at gøre det elektronisk.
8. Gør det let at følge op på anmodninger. Når du sender en note til nogen med et handlingselement, som du vil spore, skal du kopiere dig selv og derefter mærke noten 'opfølgning'. Det gør det let at finde og følge op på de ting, der ikke er gjort; send bare den originale note igen med en ny introduktion, der spørger 'Er dette gjort?'
9. Hjælp din fremtidige selvsøgning efter ting. Hvis du får noget, du tror, du måske vil huske senere, skal du videresende det til dig selv sammen med et par nøgleord, der beskriver dets indhold. Tænk ved dig selv, hvordan vil jeg søge efter dette senere? Når du derefter søger efter det senere, vil du sandsynligvis bruge de samme søgeudtryk. Dette er ikke kun praktisk til e-mails, men også vigtige dokumenter. Jonathan scanner sin families pas, licenser og sygesikringskort og sender dem e-mail til sig selv sammen med beskrivende nøgleord. Hvis nogen af disse ting forsvinder under en rejse, er kopierne nemme at hente fra alle browsere.
Uddrag fra bogen SÅDAN FUNGERER GOOGLE af Eric Schmidt og Jonathan Rosenberg med Alan Eagle. © 2014 af
Denne historie blev oprindeligt vist på Tid