De tre ord, du aldrig bør bruge i en e-mail til arbejde - og hvad du skal sige i stedet



180822-e-mail-svar Kredit: -goldy — Getty Images / iStockphoto

Du venter på at høre tilbage fra en kollega, en chef, en kunde, en klient, en potentiel arbejdsgiver.



Det har været et stykke tid. Du har tjekket din junk-mappe. Intet derinde.

Undgår de dig med vilje? Glemte de det? Er det et nej? Hader de den idé, du har sat op? Hader de dig? Alt du ved med sikkerhed er, at du vil have et svar, men du vil ikke støde på som nøjeregnende.





Så du sender dem en note med de tre dødbringende ord: Bare tjekker ind.

'Bare tjek ind for at se, om du har min faktura.'
'Bare tjek ind for at se, om du har afsluttet den rapport, jeg bad om.'
'Bare tjek ind for at sikre, at du kommer til mødet.'
'Bare checke ind - fik du dette, og er du i stand til at mødes med mig?'



Når vi siger 'bare at tjekke ind', forsøger vi at blødgøre den virkelige besked: 'Ignorer ikke mig. Jeg har allerede brug for et svar! '

Selvom det er meningen, at det skal være skånsomt, kommer 'bare indcheckning' over som uheldig. 'Bare' er et ord, vi normalt bruger for at minimere det, vi har at sige. Og 'check-in' har en afslappet, 'no biggie' undertone. Sammen ringes sætningen falsk, når du helt klart vil have noget.

Så hvordan kan du følge op uden at være en passiv-aggressiv nag? Her er trinene til udformning af den perfekte opfølgende e-mail.



Sæt dig selv i den anden persons sko.

Hvor mange varer er der i din egen indbakke og venter på svar? Alle har travlt. Ting falder gennem revnerne. Husk, at denne persons opmærksomhed er opdelt på zillion forskellige måder, og de vil sandsynligvis ikke have noget imod en venlig påmindelse fra dig.

Min ven, en journalist - vi kalder hende Lisa - fandt for nylig, at dette perspektivskift var nyttigt. Hun blev modløs, fordi hun havde planlagt et møde med en topmagasinredaktør, og redaktøren havde aflyst tre gange.

Lisa ventede stadig på at høre tilbage fra sine to sidste e-mails, der bad om at omlægge planen, og spekulerede på, hvordan hun kunne følge op for tredje gang uden at komme over som en psyko. 'Først og fremmest,' sagde jeg til Lisa, 'Lad os antage, at redaktøren i stedet for at beslutte, at du ikke er værd at mødes med, simpelthen er menneskelig.'

At være menneske indikerer at du er:

  1. Afhængig af at kontrollere dine e-mails, hvoraf mange du åbner, mens du står i køen i købmanden og normalt markerer som ulæste, men sommetider glemmer at gøre det, især når du er klar over, at kassereren råber 'næste kunde', og det er dig. Selvom du mente at svare på den e-mail, da du kom tilbage til dit skrivebord, er den nu begravet under nye.
  2. Overvældet af alle tingene.
  3. Taknemmelig snarere end irriteret, når nogen minder dig - på en skyldfri måde - om, at de venter på et svar.

'Det får mig til at føle mig bedre,' sagde Lisa. 'Så skal jeg sige noget som' Hej, bare tjekke ind? '

Jeg skrev noget til Lisa, som jeg synes er meget mere effektivt:

Hej [Fornavn],

Med risiko for at være en [nudge, nag, pest] flyder jeg dette tilbage til toppen af ​​din indbakke.

Jeg ved, hvor meget du skal have for at få gjort, inden du rejser, og jeg håber, jeg kan få min idé foran dig på det tidspunkt.

Hvis det er svært at planlægge et personligt møde lige nu, ville det være lettere at hoppe på telefonen? Alt hvad jeg har brug for er [antal] minutter, og jeg kan være tilgængelig når som helst, der fungerer for dig.

Ser frem til at høre tilbage.

Tusind tak,
Lisa

Det virkede! Lisa hørte tilbage fra redaktøren og scorede et møde.

Vær direkte men forståelse.

I stedet for at sige 'Bare at tjekke ind' er her nogle muligheder, der føles mere autentiske. Hver enkelt gør det afgørende arbejde med at minde uden at chaste. Nogle er mere knapede, andre mere velkendte. Vælg en baseret på dit forhold til modtageren.

  • Jeg cirkler tilbage for at se, om du har haft en chance for at tænke over dette.
  • Jeg flyder dette tilbage til toppen af ​​din indbakke.
  • Jeg ved, hvor meget du har på din tallerken, så jeg lægger dette foran dig igen og ville elske dit syn.
  • Jeg ville gerne kontakte os om dette [idé, emne, projekt, begivenhed].
  • I fare for at være [overvældig, en nag, en knap], springer jeg ind i din indbakke igen for at se, om vi kan komme videre.
  • Jeg håber, det er et passende tidspunkt at ringe tilbage med dig.
  • Jeg håber, det er et godt tidspunkt at tage denne samtale op igen.
  • Hej! Jeg er her for at aflyse dig om dette igen.

Giv et let svar, et ude eller et alternativ.

Ofte besvarer folk ikke en e-mail, fordi den kræver et langvarigt og tankevækkende svar. Gør deres svar så simpelt som muligt med en af ​​disse muligheder.

  • Hvis det er svært at planlægge et personligt møde lige nu, ville det være lettere at hoppe i telefonen i [10, 20, 30] minutter?
  • Hvis det ikke er et godt tidspunkt, følger jeg gerne op igen i næste uge. Hvis det virker for dig, skal du blot slå mig tilbage med et 'Ja, næste uge', og jeg vil kontakte mig igen.
  • Hvis jeg ikke hører tilbage denne uge, antager jeg, at det er et pas indtil videre.
  • Hvis der er nogen anden, som jeg skulle rette dette til, skal du skyde mig et navn, og jeg vil gerne tage det op med dem (jeg lover at lade dig være uden for frem og tilbage).

Disse sætninger har hjulpet mig både ved afsendelse og modtagelse af opfølgende e-mails relateret til min tekstforfattervirksomhed .

Hvis du stadig sidder fast, skal du udfylde disse emner.

Du har sandsynligvis en e-mail, du skal følge op med lige nu, så her er en skabelon, du kan bruge til at rydde den fra din opgaveliste.

Hej [Fornavn],

I fare for at [narre, bugge dig, gøre dig nødder, være alt for vedholdende], jeg [cirkler tilbage, følger op, flytter dette til toppen af ​​din indbakke, sætter dette foran dig igen, jager dig muntert ned ].

Jeg ved, hvor travl du er med [udfyld med specifikke detaljer, hvis det er muligt].

[VALGFRIT: Tilføj kompliment som: Forresten elskede jeg dit nylige indlæg, samtale, interview. Så inspirerende!]

Vil meget gerne gøre dette så let som muligt for dig. Ville det være bedre, hvis vi [foreslår en alternativ måde at kommunikere på]?

Ser frem til at høre tilbage. [VALGFRIT: Tilbyder en let ude, som: Hvis jeg ikke gør det, antager jeg, at det er et pas for nu, eller hvis dette ikke er et godt tidspunkt, skal du sige ordet, og jeg cirkler tilbage næste måned.]

Balance vedholdenhed med tålmodighed.

Det er altid fint at følge op, især hvis du har angivet, at du vil. Men inden du gør det, skal du overveje spørgsmålet: Er det virkelig presserende at få et svar nu, eller gør du bare vil have en? Det er nyttigt at tjekke ind med dig selv.

Bare sig ikke 'bare tjekke ind'.

Denne historie blev oprindeligt vist på